Versiones de presupuesto: no perder el hilo

El cliente pidió sacar un baño. Después agregarlo de nuevo pero más chico. Después cambiar el piso. Tres semanas más tarde te escribe: 'quedamos en el precio que me pasaste'. ¿Cuál de los cinco PDF que le mandaste? Acá está cómo no volver a tener esa conversación.

El problema del PDF actualizado

El ida y vuelta de un presupuesto es normal: el cliente pide cambios, vos recotizás, mandás de nuevo. El problema no es el ida y vuelta, es que cada envío pisa al anterior. Al tercero, el archivo se llama presupuesto-final-v2-corregido.pdf y nadie sabe cuál es el bueno.

Cuando llega el momento de arrancar la obra, esa ambigüedad se cobra sola: el cliente se acuerda del precio de la versión que más le convenía, y vos no tenés con qué demostrar lo contrario.

Qué es una versión

Una versión es la foto congelada del precio en el momento en que se lo mandaste al cliente. Tiene su número, su fecha, su total y su detalle completo, y no cambia nunca más.

  1. 01
    Se congela al enviar, no al crear. Mientras armás el presupuesto podés tocar todo lo que quieras: la foto se saca recién cuando lo mandás.
  2. 02
    Los cambios posteriores no la tocan. Si después subís precios o agregás ítems, eso va a la versión siguiente. La 1 sigue diciendo lo que decía.
  3. 03
    Se numeran solas. Versión 1, 2, 3. Cuando el cliente dice "el presupuesto que me pasaste", ahora hay una forma de saber cuál.
!
Tip
Esto no es burocracia: es lo mismo que hace cualquier estudio serio cuando emite una revisión de plano. La diferencia es que en obra chica nadie lo hace, y por eso las discusiones de precio terminan siendo palabra contra palabra.

Los estados, y el estado de la obra

Cada versión enviada tiene su propio estado: enviado mientras esperás respuesta, y después aprobado o rechazado según lo que diga el cliente.

Lo interesante es que el estado de la obra no se carga a mano: se deduce de sus versiones.

Estado de la obraCuándo pasaQué significa
PresupuestoTodavía no mandaste ninguna versiónEstás armando el precio
EnviadoHay una versión esperando respuestaLa pelota está del lado del cliente
AprobadoEl cliente aceptó una versiónEl precio quedó cerrado
FinalizadoLo marcás vos a manoLa obra terminó
!
Cuidado
Cuando una versión queda aprobada, el precio se cerró. Todo lo que el cliente pida después no es una corrección del presupuesto: es un adicional, y se cotiza aparte. Tener la versión aprobada guardada es exactamente lo que te permite sostener eso sin discutir.

Cuánto detalle mostrar

No todo cliente tiene que ver lo mismo. El detalle que mostrás en el PDF cambia por completo la conversación que viene después:

NivelQué muestraCuándo conviene
CompletoCantidad, precio unitario y total de cada ítemCliente técnico, obra pública, licitación
Sin precio unitarioEl total de cada ítem, sin desglosar el unitarioEl caso más común: se ve el detalle sin exponer el margen
Solo rubrosSubtotal por rubro y total generalCliente particular, presupuesto rápido
!
Cuidado
Regla práctica: cuanto más detalle mandás, más superficie le das al cliente para negociar ítem por ítem. Un particular que ve el precio unitario de la bolsa de cemento va a comparar con el corralón y a preguntarte por tu margen. Uno que ve el subtotal del rubro discute el rubro.

Cómo se usa en la práctica

  1. 01
    Armás el presupuesto con sus ítems y rubros, sin apuro y sin versiones de por medio.
  2. 02
    Elegís el nivel de detalle según qué cliente es y lo enviás. Ahí nace la versión 1.
  3. 03
    El cliente pide cambios. Modificás lo que haga falta y mandás de nuevo: nace la versión 2. La 1 queda guardada tal cual la mandaste.
  4. 04
    Cuando acepta, marcás esa versión como aprobada. Ese es el precio del trabajo. Todo lo demás, adicional.

Cómo lo hace AppMaestro

Dentro de la obra tenés Versiones enviadas: la lista de todo lo que le mandaste al cliente, cada una con su número, su fecha, su total y su estado. El PDF de cada versión es el que se envió, no una reconstrucción con los precios de hoy.

El estado de la obra en el listado principal se actualiza solo a partir de esas versiones, así que abriendo la app sabés de un vistazo cuáles están esperando respuesta y cuáles ya se cerraron.

Obra · Versiones enviadas
v1 · 12/03$ 4.120.000Rechazado
v2 · 19/03$ 3.680.000Rechazado
v3 · 02/04$ 3.940.000Aprobado
Estado de la obraAprobado
Recreación · tres versiones, la última aprobada
!
Tip
Para armar el presupuesto que después vas a versionar, la guía de cómo hacer el presupuesto de una obra. Si entre versión y versión pasaron meses y los precios volaron, la del índice CAC. Y para cobrar por avance una vez aprobada, la de certificación de obra.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una versión de presupuesto?
Es la foto congelada del precio que le mandaste al cliente en una fecha determinada. Una vez enviada no cambia más, aunque después toques los precios o agregues ítems: eso queda para la versión siguiente. Sirve para que siempre sepas exactamente qué presupuesto tiene el cliente en la mano.
¿Por qué numerar los presupuestos que envío?
Porque después de tres idas y vueltas ni vos ni el cliente saben cuál es el bueno. Con versiones numeradas la discusión se termina: la versión 3 es la versión 3, con su fecha, su total y su detalle. Es el reemplazo del 'te mando el PDF actualizado' que se pierde en el WhatsApp.
¿Qué pasa cuando el cliente aprueba una versión?
Esa versión pasa a estado aprobado y se convierte en el precio de referencia del trabajo. A partir de ahí el presupuesto queda congelado del lado comercial: lo que se acordó es lo que dice esa versión, y cualquier cambio posterior es un adicional, no una corrección.
¿Puedo mandar el presupuesto sin mostrar los precios unitarios?
Sí, y muchas veces conviene. Hay tres niveles de detalle: completo (cantidad, unitario y total por ítem), sin precio unitario (solo el total de cada ítem) y solo rubros (subtotal por rubro y total general). Cuanto más detalle mandás, más superficie le das al cliente para negociar ítem por ítem.
¿Cómo sé en qué estado está una obra?
El estado se deduce solo de las versiones que mandaste: si hay una aprobada, la obra está aprobada; si hay una enviada esperando respuesta, está pendiente; si no mandaste ninguna, sigue en presupuesto. Finalizada es lo único que marcás a mano, porque solo vos sabés cuándo la obra terminó de verdad.
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