Trabajar en equipo: grupos y permisos

Tenés un socio que cotiza, un capataz que está en la obra y un administrativo que carga los pagos. Los tres necesitan ver lo mismo y ninguno tiene que ver todo. La salida fácil es compartir una cuenta y la contraseña; la que no te explota en la cara es otra.

Por qué la cuenta compartida termina mal

Compartir un usuario y una contraseña entre todo el equipo funciona perfecto hasta que pasa alguna de estas tres cosas, y siempre pasa alguna:

01
Alguien se va. Tenés que cambiar la contraseña y avisarle de nuevo a todos los demás. Mientras tanto, el que se fue siguió teniendo acceso.
02
Alguien borra algo. Y no hay forma de saber quién fue ni cuándo, porque para el sistema son todos la misma persona.
03
Alguien ve algo que no tenía que ver. El cliente al que le prestaste la cuenta para que mire el avance también ve tus márgenes y tus otras obras.

El reemplazo es simple: cada uno con su cuenta, y las obras compartidas a través de un grupo.

Cómo funciona un grupo

Un grupo es un conjunto de personas que comparten obras. Vos creás el grupo, invitás gente con un rol, y asignás al grupo las obras que querés compartir. Cada miembro entra con su propia cuenta desde su propio teléfono y ve las obras del grupo.

Las obras que no asignás al grupo siguen siendo solo tuyas. Podés tener un grupo con tu socio para las obras grandes y trabajar solo las chicas, sin mezclar.

Los tres roles

Rol	Qué puede hacer	Quién suele serlo
Dueño	Creó el grupo. Administra miembros e invitaciones	Vos
Editor	Modifica las obras del grupo: ítems, gastos, presupuestos	Socio, capataz, administrativo
Lector	Solo ve. No modifica nada	Cliente, inversor, alguien que necesita mirar

Tip

La regla al asignar roles es la misma de siempre: el permiso más chico que le permita hacer su trabajo. Un capataz que solo necesita consultar medidas y cargar gastos no necesita poder rehacer el presupuesto.

Cuidado

Si le vas a dar acceso a un cliente, pensalo dos veces antes de invitarlo aunque sea como lector. Muchas veces lo que el cliente necesita es ver el avance, y eso se resuelve mejor mandándole el PDF con el nivel de detalle que vos elijas que dándole una ventana al sistema.

Cómo se invita

01
Creás el grupo y le ponés un nombre que después entiendas: "Estudio", "Obra Belgrano", "Sociedad con Martín".
02
Invitás por mail eligiendo el rol: editor si va a trabajar, lector si solo mira. La invitación queda pendiente hasta que la persona la acepta.
03
Asignás las obras que querés compartir a ese grupo. Las demás siguen siendo privadas.
04
Revisás los miembros de vez en cuando. El día que alguien deja de trabajar con vos, lo sacás del grupo y listo: no hay contraseñas que cambiar.

Cómo lo hace AppMaestro

En Grupos creás el grupo y ves los miembros con su rol y las invitaciones que quedaron pendientes. La invitación se manda con un enlace: la persona lo abre, se registra o entra con su cuenta, y queda dentro del grupo con el rol que le asignaste.

Desde ahí, cada obra puede pertenecer a un grupo. Las que no, siguen siendo solo tuyas.

Grupos · Estudio

agustin@…Dueño

martin@…Editor

obra.belgrano@…Editor

contador@…Invitación pendiente

Obras compartidas4

Recreación · tres miembros y una invitación pendiente

Tip

Si lo que compartís es el seguimiento del cliente y la cobranza, mirá la guía de CRM de obra. Para controlar lo que gasta el equipo en la obra, la de gastos y ganancia real. Y para decidir cuánto ve el cliente, la de versiones de presupuesto.

Preguntas frecuentes

¿Cómo comparto una obra con mi socio o mi capataz?

Creás un grupo, invitás a la persona por mail con un rol, y asignás la obra a ese grupo. Desde ahí todos los que están en el grupo ven la obra desde su propio teléfono, con su propia cuenta. No se comparten contraseñas ni se pasan PDF.

¿Qué roles hay y qué puede hacer cada uno?

Tres: dueño, editor y lector. El dueño creó el grupo y maneja los miembros. El editor puede modificar las obras del grupo, cargar ítems y gastos. El lector solo ve, no toca nada. Al invitar elegís entre editor y lector; dueño hay uno solo.

¿Le puedo dar acceso a un cliente para que vea la obra?

Sí, invitándolo como lector. Ve el avance sin poder modificar nada. Ojo con qué información queda visible: si no querés que vea la estructura de costos, es mejor mandarle el PDF con menos nivel de detalle que darle acceso al sistema.

¿Puedo sacarle el acceso a alguien?

Sí. El dueño del grupo administra los miembros y puede quitar a cualquiera. Es lo primero que hay que hacer cuando alguien deja de trabajar con vos: si compartís una cuenta única en vez de usar grupos, esa salida te obliga a cambiar la contraseña y reconfigurar todo.

¿Por qué no compartir una sola cuenta entre todos?

Porque perdés dos cosas que importan: saber quién hizo cada cambio, y poder cortarle el acceso a uno solo sin afectar a los demás. Una cuenta compartida funciona hasta el día en que alguien se va o borra algo por error, y ese día es tarde para arreglarlo.

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